Модуль 2

Организация обучения

2.1. Логистика обучения

В качестве ресурсов, используемых в системе обучения, выступают:

Преподаватели

Учебные материалы

УМ

Места проведения обучения

Помещения, площадки и т.д.

Программное обеспечение, оборудование, технические средства, используемые при обучении

Продолжить

Выявление потребности в ресурсах

Источником информации о необходимых ресурсах, которые понадобятся для целей обучения, выступают:

План обучения
Расписание обучения и дополнения к нему
Правила специального учебного мероприятия, разрабатываемые в рамках процесса Организация специальных учебных мероприятий

Продолжить

Преподавательский ресурс.

Преподаватели делятся:

Продолжить

2.2. Организация очного и онлайн обучений

2.2.1. Процесс организации ОЧНОГО обучения поэтапно можно представить в следующем виде:

Все этапы процесса очного обучения координирует подгруппа поддержки
офф-лайн обучения

Оформление учебных мероприятий в WebTutor.Планы обучения

Продолжить

2.2.2. Процесс организации ОНЛАЙН обучения поэтапно можно представить в следующем виде:

Все этапы процесса онлайн обучения координирует подгруппа поддержки
онлайн обучения

Оформление учебных мероприятий в WebTutor.Планы обучения

Продолжить

При этом к онлайн-обучению предъявляются следующие требования при разработке:

УМ не содержит практических часов обучения
Освоение УМ не требует специфических знаний и навыков - не вызывает трудности в освоении
Освоение УМ не требует дополнительных разъяснений со стороны преподавателя

Продолжить

2.2.3. Оформление приглашений на обучение

Помимо оповещения о планируемом обучении путем публикации расписания обучения на общедоступных ресурсах, приглашения в «Тайм-менеджмент» сотрудникам высылается в автоматическом режиме при переводе карточки учебного материала на статус «планируется» в WebTutor.Планы обучения. Удобство такой формы оповещения заключается в:

Возможности "встроить" это приглашение в календарь каждого участника в Тайм менеджмент
При необходимости оперативно оповестить участников обучения обо всех изменениях/отмене обучения
Получить обратную связь от обучающихся и преподавателя о возможности или невозможности проведения или посещения обучения в установленное время в установленном месте
Получить дополнительную информацию о проводимом обучении (например, подробности о расположении здания, в котором будет проводиться обучения, учебного помещения, маршрут проезда к месту обучения и т.д.)
Персонализировать ответственного за организацию данного учебного мероприятия (ответственный – инициатор приглашения на обучение)

В соответствии со Стандартом Принципы формирования Расписания обучения, приглашения в «Тайм-менеджмент» должны быть направлены до начала обучения за 5 рабочих дней для ежедневного режима и 7 календарных дней для сменного режима.
В приглашении на обучение указываются:

Время и место проведения обучения
Название УМ (ссылка во Взаимосвязанных документах)

В поле «Участники / Обязательные» указываются только обучающиеся сотрудники – именно они и должны проходить обучение.
В поле «Участники / Прочие» для информирования указываются административные руководители обучающихся сотрудников. В случае невозможности участия в обучении в установленные сроки сам обучающийся сотрудник или его административный руководитель имеют право отклонить тайм, указав причину, например, в связи с очередным отпуском (по заявлению №…) или в связи с командировкой (командировочное задание №…).
Сотрудник (обучающийся) входит на вебинарную платформу, указав логин и пароль, после чего портал идентифицирует сотрудника. На вебинарной платформе обучающийся сотрудник изучает учебный материал.
Идентификация обучающихся происходит на платформе автоматически, по этой причине явочный лист при онлайн обучении не оформляется.
По завершении обучения на почту LN Обучающегося приходит письмо-оповещение о необходимости пройти тест в специально отведенном для этих целей классе для тестирования.

Продолжить

2.2.4. Работа с таймами по обучению

Все таймы по обучению можно найти в "Тайм-менеджмент" / "Тайм-менеджмент Архив".
При этом не имеет значения тайм был принят / отклонен или сотрудник был исключен из тайма.

Для этого необходимо открыть "План встреч"

"Х" - не рассмотренные;

"V" - принятые;

"Пустое значение" - исключен;

"Красный перечеркнутый круг" - отклонен.

Продолжить

Административный руководитель сотрудника, которого пригласили на обучение, будет добавлен в Прочие в тайме.
Административный руководитель сотрудника, которого пригласили на обучение, может настроить календарь в "Тайм Менеджмент".

Продолжить

2.2.5. Оформление явочных листов при очном обучении

Документ, фиксирующий явку сотрудника на обучение – явочный лист.
Явочные листы оформляются по каждому Юридическому лицу отдельно. Фамилии и инициалы обучающихся могут вноситься как в печатном, так и в рукописном виде.
Явочные листы должны быть заблаговременно переданы преподавателю перед началом обучения, чтобы он мог передать их обучающимся непосредственно на учебном мероприятии.
Запрещены:

Подпись сотрудника вне табличной формы Явочного листа
Подпись сотрудника за другого обучающегося (по другим ФИО)
Подпись сотрудника, не присутствовавшего на обучении
Внесение иных пометок, рисунков и прочего, не оговоренного установленной формой Явочного листа.

Внесение заведомо ложных данных в Явочный лист предусматривает ответственность согласно Своду стандартов компании.
Отсканированные копии явочных листов в обязательном порядке крепятся в соответствующем учебном мероприятии в WebTutor.Планы обучения в закладке «Взаимосвязанные документы».

Продолжить

2.2.6. Требуемый процент явки сотрудников на обучение

КПЗ - контроль практические занятия
МБК - методический бизнес кейс

По КПЗ, МБК, самоподготовка, создание видеоконтента УМ (любой % явки)
По всем сертификационным УМ (100 % явки)

По сертификационным курсам обязательно наличие документа, подтверждающего успешное обучение по УМ.

По всем остальным УМ (не менее 75% явки)

Продолжить

2.2.7. Атрибуты карточки учебного материала

Учебные материалы размещены в Акты / Учебные материалы.
Классификация учебных материалов установлена в Положении о метафункции обучения.
Учебный материал содержит:

Наименование УМ
Длительность УМ
Учебно-тематический план
Должности, которые должны изучить УМ
Перечень необходимого ПО и оборудования для проведения обучения

В карточке Учебного материала есть Атрибуты, которые содержат следующее:

Принадлежность УМ

Наличие сертификата

Дистанционное обучение

Возможность экстерната

Наличие КПЗ

Продолжить

2.2.8. Отклонения приглашений на обучение

Каждый штатный сотрудник может отклонить приглашение на обучение, если имеются легитимные основания.
Принять / отклонить тайм по обучению можно за 3 часа до начала учебного мероприятия.
Для этого необходимо в Тайм менеджменте выбрать подходящую причину из выпадающего списка по кнопке "Встреча" / "Отклонить" и, при наличии, добавить доказательную базу в соответствии с требованиями нормативных актов (Типовые комментарии участников обучения).

Перечень отклонений:

Продолжить

2.2.9. Активация теста

Исходя из данных о явке сотрудников на учебное мероприятие активируется тест ОЗН (Оценка знаний и навыков).
Оповещение об активированном тесте автоматически приходит на почту Lotus Notes в виде мейла всем вившимся на обучение и подписавшимся в явочном листе (вначале обучения и в конце).
Тест активируется в течение:

7 рабочих дней с момента окончания очного обучения
12 рабочих дней с момента окончания онлайн обучения

Продолжить

Удаленное проведение оценки знаний и навыков:

По факту приема на исполнение Обращения в службу технической поддержки Специалист по оценке знаний и навыков организует мероприятие в Тайм менеджмент, где устанавливает время удаленного проведения оценки знаний и навыков и сообщает номер и пароль от Zoom конференции, по факту проведения оценки знаний и навыков или отсутствия условий для её проведения закрывается обращение в Service Management.

Этап 1

Открываем на рабочем столе "Service Desk"

Этап 2

Переходим в "Заказ услуг"

Этап 3

Открываем категорию "Обучени"

Этап 4

Выбираем "Пройти тестирование ОЗН с рабочего места (удаленно)"

Этап 5

Жмем "Оформить заказ"

Этап 6

Заполняем поле "Описание". Указываем там наименование Теста (можно скопировать с учебного портала), табельный номер и удобную дату и время для сдачи тестирования. Затем отправляем заявку.

Продолжить

2.2.10. Логирование информации о пройденных обучениях

Сотрудник может найти сведения о пройденных обучениях в WebTutor.Планы обучения.

Данные сведения необходимы для присвоения профессионального допуска.

Продолжить

2.3. Координация обучения

Ежедневно сотрудники подгруппы поддержки обучения осуществляют мониторинг мероприятий в Учебном центре на наличие пересечений и наполняемости аудиторий и, в случае необходимости, своевременно сообщают информацию Оперативному управлению обучения.
Специалист поддержки офф-лайн обучения:

Занимается координацией сотрудников в Учебном центре по вопросам действующих мероприятий. Помощь сотрудникам осуществляется по телефону / email / при личном обращении в к ним;
Подготавливает явочные листы к предстоящим мероприятиям. В случае отсутствия / некорректного заполнения специалистом распечатывается новый / дополнительный явочный лист и передается преподавателю;
Подготавливает и передает материалы преподавателям для проведения учебных мероприятий в Учебном центре;
Осуществляет пропуск сотрудников на территорию Учебного центра.

Действия для прохода на территорию Учебного центра при отсутствии личного пропуска:

Подойдя к Учебному центру, позвонить по номерам на информационном табло перед СКД;
При себе иметь документ удостоверяющий личность (паспорт, водительское удостоверение, служебное удостоверение);
В течении 20 минут сотрудник поддержки офф-лайн обучения подойдет и пропустит на территорию Учебного центра по разовому пропуску.

Продолжить

2.4. Оперативное управление обучением

Сотрудники подгруппы оперативного управления производством контролируют корректность заполнения карточек учебных мероприятий.
Если карточка заполнена корректно - мероприятие проводится в штатном режиме.
Если карточка учебного мероприятия имеет отклонения, то сотрудники подгруппы оперативного управления производством предпринимают следующие действия:

Формируют заявку в SD (в случае технического сбоя);
Формируют спец.комментарий в карточке учебного мероприятия;
в случае необходимости, дополнительно направляется письмо по электронной почте подгруппе исполнения расписания и подгруппе формирования расписания.

Сотрудники оперативного управления производством производят проверку за 3 рабочих дня до начала мероприятия всех карточек учебных мероприятий на предмет исправлений, при необходимости повторно оставляют комментарий, а также производят проверку на предмет обработки тайма преподавателем (принял / отклонил / иное).

В случае отклонения тайма преподавателем, сотрудники оперативного управления производством, должны сообщить об этом подгруппе исполнения расписания.
Данная подгруппа должна предпринять следующие действия:

Определить альтернативу замены преподавателя в соответствии со стандартами: Стандарт на продукт Обеспеченные ресурсами учебные мероприятия (Правила выбора преподавателей), Стандарт Принципы формирования Плана обучения, Стандарт Принципы формирования Расписания обучения;
Сообщить о предпринятых мерах подгруппе формирования расписания (ФР1 / ФР2) и подгруппе оперативного управления производством.

Сотрудниками подгруппы исполнения расписания после обучения необходимо закрыть мероприятие и перевести карточку учебного мероприятия на статус "Завершено".
Перевод карточки учебного мероприятия на статус "Отменено" осуществляют исключительно сотрудники оперативного управления производством с указанием причины отмены в карточке учебного мероприятия в разделе "Дополнительные параметры" и обязательным формированием спец.комментария.

Продолжить

Заключение

Организация обучения

В данном модуле мы ознакомились с:

процессом организации очных и онлайн обучений, о различиях данных форматов;
процессом формирования приглашений на обучение;
перечнем легитимных причин отклонения приглашений на обучение;
требованиями к явочному листу и ограничениями по нему;
атрибутами карточки учебного материала в Актах;
функционалом координации и оперативного управления обучением.

Завершить